Spojování souborů v Excelu – různé možnosti a jejich výhody a nevýhody

Tento článek shrnuje různé návody, které jsou na tomto webu publikovány na téma automatizovaného spojování více tabulek z více souborů. 

Všechny postupy lze, plus mínus, použít i pro spojování z několika listů.

Spojení doplňkem RDB Merge

Hodí se především pro jednorázové “sesypání” velkého množství dat. V doplňku vybereme soubory, zadáme pár dalších informací a vše se spojí.

Proč ano

• Lze použít ve všech verzích Excelu

Proč ne

• Je třeba instalovat doplněk fungující ve VBA (to nemusí být v každé firmě povolené)
• Je třeba vždy znovu spustit doplněk (data se neaktualizují sama), což je problém s ohledem na navazující výpočty
• Sloupce tabulek v souborech musí být stejné

Více o spojování doplňkem RDB Merge

Jednoduché spojení pomocí propojení několika dotazů v Načíst a transformovat (Power Query)

Hodí se pro situaci, kdy spojujeme několik souborů se stejnými sloupci, ve kterých se postupně doplňují data, a potřebujeme je mít v souhrnné tabulce všechna pod sebou.

Proč ano

• Data se sama aktualizují při doplňování dat v souborech, ze kterých se kopíruje. Stejně tak se logicky navazují i na ně navazující výpočty.

Proč ne

• Používáme nástroj Načíst a transformovat (Power Query). Ten je od verze Excelu 2016 automaticky, ve verzích 2010 a 2013 doinstalovatelný (to ale nemusí být v každé firmě povolené) a ve starších verzích ho nelze použít vůbec.
• Sloupce tabulek v souborech musí být stejné (pokud nejsou, tak viz další)
• Připojení k jednotlivým souborům se musí dělat zvlášť – není tedy vhodné pro desítky souborů…

Více o základním spojování tabulek za sebe tady

Spojení souborů, které mají různé sloupce, pomocí Načíst a transformovat (Power Query)

Použijeme, když máme několik souborů, které chceme slučovat, a tyto soubory mají různě strukturované sloupce a data. Předpokládá se, že mají některé sloupce společné – a ty se mají objevovat ve výsledku.

Proč ano

• Sloupec souborů, ze kterých se kopíruje, nemusí mít stejnou strukturu

Proč ne

• Data se sama aktualizují při doplňování dat v souborech, ze kterých se kopíruje
• Používáme nástroj Načíst a transformovat (Power Query). Ten je od verze Excelu 2016 automaticky, ve verzích 2010 a 2013 doinstalovatelný (to ale nemusí být v každé firmě povolené) a ve starších verzích ho nelze použít vůbec.
• Připojení k jednotlivým souborům se musí dělat zvlášť – není tedy vhodné pro desítky souborů…

Více o spojování s různými sloupci tady

Spojení souborů z celého adresáře (nebo adresářů nebo prostě čehokoliv) pomocí Načíst a transformovat (Power Query)

Použijeme, když máme souborů hodně (a nechceme každý z nich připojovat ručně), a současně potřebujeme, aby se výsledná data sama aktualizovala.

Proč ano

• Souborů může být prakticky neomezené množství
• Data se sama aktualizují při doplňování dat v souborech, ze kterých se kopíruje

Proč ne

• Používáme nástroj Načíst a transformovat (Power Query). Ten je od verze Excelu 2016 automaticky, ve verzích 2010 a 2013 doinstalovatelný (to ale nemusí být v každé firmě povolené) a ve starších verzích ho nelze použít vůbec.
• Postup není úplně triviální – zvláště pokud by byla data v různých souborech různě strukturovaná.

Více o spojování celé složky tady