MS Planner – když úkoly v Outlooku nestačí

Autor: Martin Bradáč
Planner je nástroj pro koordinaci úkolů v rámci týmu. Je dostupný jako součást většiny plánů firemních Office 365. Hlavním přínosem této služby je logické třídění a rychlý přehled nad stavem projektu. Rozhodně se ale nejedná o alternativu k MS Project.

Úkoly v Planneru lze velmi dobře organizovat. Základní jednotkou je plán. Do něj pak přizveme další uživatele, kteří se na úkolech v rámci plánu podílejí. Založením nového plánu vznikne nová skupina Office 365. Při jeho vytváření lze nastavit úroveň soukromí. Logika je stejná jako při vytváření skupin nebo týmů v MS Teams.
Po založení plánu je možné okamžitě zapisovat úkoly a třídit je do kontejnerů. Standardně se vytvoří první kontejner, který se jmenuje Úkoly. Kliknutím na bílou oblast se symbolem „+“ můžeme založit nový úkol a nadefinovat jeho vlastnosti. Základní jsou název úkolu, termín splnění a pak samozřejmě přiřazení osobě nebo osobám. Po zadání základních údajů můžeme přidávat další, případně je kdykoliv změnit.
K úkolům lze přidávat i přílohy, pro lepší přehlednost je možné přidat i fotografii. Užitečnou funkcí je kontrolní seznam, který pojme až 20 položek. Lze také upravit stav, v jakém se úkol právě nachází. Tato volba nemá bohužel žádnou interakci na kontrolní seznam. K úkolům lze přidávat i komentáře, které mohou sloužit jako dokumentace plnění úkolu.
Poměrně ukrytou vychytávku najdeme v pravé horní části – barevné záložky. Na první pohled pouze grafická záležitost je ale velmi silná. Barevným štítkům totiž můžeme přiřazovat vlastní názvy a podle nich dále úkoly třídit.

Dokonalý přehled

Právě možnosti zobrazení úkolů v různých seskupení jsou jednou z největších předností Planneru. Dvěma kliky můžete ihned vidět úkoly seřazené podle kontejnerům, podle přiřazení, průběhu, termínu splnění, nebo barevných popisků.
Pohled na úkoly je možné prezentovat v grafech nebo v kalendáři. Pokud někomu více vyhovuje sledování v kalendáři Outlooku, je možné přes ICS soubor tento kalendář přidat.
Dalším pomocníkem je mobilní aplikace. Všechny důležité údaje pak máte v kapse a stejně tak můžete úkoly i přidávat ostatním.

Závěrem

Planner je velice zajímavá služba. Ovšem i zde jsou některé limity, které mohou od používání odradit. Patří k nim například nedohledatelná historie. Sílu Planneru lze povýšit jeho přidáním do MS Teams.