Office 365 – pošta
S tímto tématem se setkáte na našich kurzech ExcelTown.
Aktuálně: kurzy můžete absolvovat jak online, tak prezenčně.
Orientace v prostředí poštovní aplikace
Do poštovní aplikace (emailové schránky) se dostanete z úvodní obrazovky Office 365 kliknutím na ikonu Outlook. Prostředí poštovní aplikace je rozděleno na tři svislé části. V levé části se nachází seznam složek a skupin. V prostřední části seznam emailů vybrané složky.
V pravé části pak obsah aktuálně vybraného emailu. Kromě těchto tří částí najdeme zcela nahoře lištu obsahující menu, které umožní rychlý přechod na další služby Office 365. Jedná se zejména o Kalendář, Lidé (seznam kontaktů), Úkoly a OneDrive (sdílený disk). Kliknutím na ikonu vlevo Office 365 se dostaneme zpět na úvodní obrazovku Office 365.
Emailové složky
Aplikace startuje s aktivní složkou Inbox (Doručena pošta). Přepnout se můžeme do složky Odeslané (Sent Items) nebo Drafts (Rozepsané). Kliknutím na volbu Další si zobrazíme další složky emailů, jako například odstraněná pošta.
Řazení emailů
Seznam emailů je ve výchozím nastavení řazen od nejnovějších shora dolů. Toto nastavení lze změnit kliknutím na text „Konverzace podle…“, který se nachází nad seznamem emailů. Pak můžeme řadit emaily podle jiných kritérií a volit zda se řadí vzestupně či sestupně.
Konverzace
Zajímavou možností je zobrazování emailů v konverzacích. Tato volba je standardně zapnutá. Zapnuté konverzace slučují emaily se stejným předmětem do jedné položky, a lze tak lépe sledovat historii emailové konverzace k danému tématu. Pokud se nám toto nastavení nehodí, můžeme jej vypnout kliknutím na volbu Vypnuté.
Filtrování emailů
Pomocí „filtrů“ nad seznamem emailů můžeme též volit, jaké emaily se nám zobrazí. Standardně se zobrazují všechny zprávy. Je však možné zobrazit pouze nepřečtené emaily, nebo emaily, které jsou určeny pouze pro mě. Další volbou je možné zobrazit takové emaily, které jsou opatřeny příznakem. V takovém případě se zobrazí pouze emaily, které jsme opatřili příznakem. Příznak se obvykle dává u emailů, se kterými chceme dále pracovat.
Vyhledávání zpráv
Potřebné emailové zprávy vyhledáme zadáním textu do pole se symbolem lupy (vlevo nahoře). Po zadání klíčového slova a potvrzení budou vyhledány všechny odpovídající zprávy popř. kontakty.
Vytvoření nové zprávy
Novou emailovou zprávu vytvoříme kliknutím na tlačítko Nový, které se nachází nad seznamem složek. Zprávu pak zadáváme v pravé části okna. Příjemce zprávy zadáváme v poli Komu. Můžeme zadat buď emailovou adresu příjemce nebo jeho jméno či příjmení. Pokud jsme s příjemcem zprávy už někdy komunikovali nebo jej máme uloženého v kontaktech, Outlook nám po napsání prvních písmen takového příjemce automaticky nabídne k doplnění. Pole Kopie doplňujeme příjemci obdobným způsobem jako pole Komu. Předmět emailu a samotný text zprávy vyplňujeme dle našeho uvážení. V těle emailu můžeme využít některé nástroje formátování textu, které nám nabízí příslušné ikony nad tělem emailu. K emailové zprávě můžeme vložit přílohu pomocí tlačítka Vložit. Nahrát jí můžeme z počítače, nebo přiložíme soubor, který máme již uložen na OneDrive (sdíleném) disku. Pokud přiložíme a pošleme soubor s OneDrive disku, nepošle se příjemci jeho kopie, ale odkaz na tentýž soubor. Příjemce, nebo i více příjemců pak mohou pracovat se stejnou kopií souboru a všichni uvidí veškeré provedené změny. Hotovou emailovou zprávu můžeme odeslat pomocí tlačítka Odeslat, které se nachází nahoře nad právě zadávaným emailem. Zprávu můžeme rovněž smazat tlačítkem Zahodit.
Chceme-li zprávu odeslat až později nebo ji ještě upravovat, je možné si jí uložit do složky rozepsaných (Drafts). To provedeme kliknutím na ikonu tří teček (rozšířené možnosti) a dále na volbu Uložit.
Zpracování doručené pošty
Chceme-li číst nebo pracovat s konkrétní doručenou emailovou zprávou nebo konverzací, pak v seznamu zpráv v prostřední části klikneme na zvolenou zprávu nebo konverzaci. Její obsah se zobrazí v pravé části okna. Pokud na konverzaci v prostřední části dvojklikneme myší, konverzace se rozbalí na jednotlivé zprávy. Pokud dvojklikneme na jednotlivou zprávu, otevře se nám v samostatném okně.
Na zprávu můžeme reagovat několika způsoby. Pokud po přečtení zprávy usoudíme, že jí dále nepotřebujeme, odstraníme jí kliknutím na ikonku Odstranit Chceme-li na zprávu odpovědět pouze odesílateli, klikneme na tlačítko Odpovědět. Pokud chceme zaslat odpověď nejen odesílateli, ale i všem příjemcům, kteří dostali původní zprávu společně s námi, klikneme na tlačítko Odpovědět všem. U zprávy, o které usoudíme, že jí má dostat či dále zpracovat někdo jiný, klikneme na tlačítko Předat dál. Kliknutím na ikonu tří teček zobrazíme rozšířené možnosti zpracování zprávy. Z tohoto menu je možné zprávu například vytisknout nebo označit jako nevyžádanou zprávu.
S tímto tématem se setkáte na našich kurzech ExcelTown.
Aktuálně: kurzy můžete absolvovat jak online, tak prezenčně.