Excel a SharePoint

Proč psát o SharePointu na stránkách o Excelu? I když to tak nemusí vypadat, dává to docela smysl. Zkusím vysvětlit proč.

Co je to SharePoint

SharePoint je systém, ve kterém se vytvářejí intranety (interní weby) firem. Intranet je obvykle (spolu s kuchyňkou, kanceláří asistentky ředitele a dámskými záchody) hlavním firemním komunikačním kanálem, proto se s ním často dostáváme denně do styku.

Někdy ani nevíme, že vlastně pracujeme se SharePointem – protože se mu říká třeba intranet, firemní komunikační systém nebo úplně jinak. Kromě různých jmen může mít také různý vzhled – podle toho, jak si ho firma nastaví.

SharePoint jako místo kde publikovat excelovské soubory

A teď z jiné strany. Excel je skvělý nástroj na zpracování dat a výpočty. Proti “velkým” řešením pro business inteligence má několik principiálních nevýhod, které plynou z toho, že všechna data ukládá do běžných souborů v běžných složkách.

První z nevýhod je kostrbaté napojování na datové zdroje. To se dá docela dobře řešit buď přímým připojením, nebo doplňkem RDB Merge, přes Power Querry nebo v rámci PowerPivotu.

Druhou nevýhodou jsou omezené možnosti publikace. Máte-li soubor, který chcete zpřístupnit kolegům (například aktuální hodnoty klíčových ukazatelů výkonnosti firmy), máte zhruba tyto možnosti:

Nahrání na sdílenou složku

Můžete ho nahrát na sdílenou složku (třeba v rámci nějakého firemního sdíleného disku, ale také na OneDrive, Google Docs, Dropbox…) a kolegové si ho odtud mohou otevírat.

• Nevýhoda je, že kolegové mohou soubor nejen prohlížet, ale také mazat nebo upravovat, a pokud tomu chceme zabránit, je třeba části souboru pozamykat.
• Ještě horší ale může být, že pokud bychom měli v souboru datový model v Power Pivotu, musel by mít každý z uživatelů PowerPivot nainstalovaný – což je nepraktické a v případě některých verzí i drahé.

Datová propojení

Druhou možností je soubor nahrát na přístupné místo a uživatelům z jejich excelů (případně jiných aplikací) vytvořit připojení na něj. Uživatelé si pak mohou aktualizovat své soubory pomocí připojení.

• První nevýhodou je, že se obvykle updatují jen samotná data – ne např. grafy nebo struktura tabulek.
• Na další problém narazíte ve chvíli, kdy se rozhodnete použít Power Pivot. Na ten je totiž prakticky nemožné se připojit “zvnějšku” – nejde to ani z Excelu, ani z jiného Power Pivotu, nejde publikovat na web. (Jednou z mála výjimek je paradoxně konkurence Tableau, která Power Pivot nějak zobrazit umí.)

SharePoint

Takže se dostáváme k tomu, že pokud chcete své kolegy potěšit nebo zprudit aktuálními tabulkami, které zrovna máte v Excelu, je dost šikovnou variantou publikování na SharePointu. Excelovský soubor na něj prostě nahrajete a pak ho publikujete jako webovou stránku – takže každý, kdo se dostane na příslušnou stránku, uvidí hodnoty a bude s nimi umět i interaktivně pracovat.

Příště o tom jako to udělat.