Případová studie z firmy Bebecon s.r.o. – aplikace pro řízení interních chyb a zlepšovacích návrhů vytvořená ve VBA

Autor: Barbora Brabcová

Lessons Learned aneb poučení se z projektu

Jako vedoucí nákupu v bývalé firmě jsem se svými lidmi neustále řešila urgentní nákupy kvůli různým chybám, která udělala jiná oddělení ve firmě nebo i přímo naše oddělení. Tyto chyby se neustále opakovaly a díky tomu jsme neustále museli řešit urgentní nákupy. Už jsme toho měli dost a začali jsme společně s ostatními odděleními hledat řešení.

Ve firmě již byla zavedená obyčejná excelovská tabulka na zapisování podobných chyb. Byla ale velmi komplikovaná, práci moc neulehčovala, nešlo v ní dobře vyhledávat ani filtrovat.

Po založení své vlastní firmy jsem tento koncept měla pořád v hlavě, věděla jsem, že je evidence interních chyb, a nebo naopak znalostí či zlepšovacích návrhů ve firmách velký problém, který se ale dá snadno řešit.

Naše požadavky tedy byly jasné:

• Jednoduchý a rychlý systém
• Uživatelsky příjemný
• Snadný přístup a jednoduché ovládání i pro lidi na dílně
• Jednoduché a účinné vyhledávání podle různých kritérií
• Správa příloh
• Automatické zasílání reportů
• Návaznost na ERP software
• Různé typy uživatelů s různými přístupy
• Automatické uzavření při delší nečinnosti
• Práce více uživatelů najednou

V Bebeconu jsme tedy vytvořili „aplikaci“ vyvinutou v Excelu pomocí VBA a dalších nástrojů. „Aplikaci“ jsme nazvali Lernfix a zatím je v němčině s možností změny na angličtinu nebo češtinu.

"Lernfix vyřeší ukládání a dohledávání informací a dokumentů k zakázkám stejně jako efektivně vyhodnotí projektové znalosti a způsobené chyby."

Jak Lernfix funguje?

Otevření

Po otevření souboru se objeví přihlašovací okno. Uživatel se jinam nedostane a je nucen pro přístup do systému zadat uživatelské jméno a heslo. Uživatelé jsou rozděleni do tří skupin:

• Běžný uživatel – má přístup do 5 karet
• Klíčový uživatel – má přístup do všech karet kromě admin oblasti
• Administrátor – má přístup do všech karet včetně admin oblasti

Po zadání správného jména a hesla má uživatel přístup do aplikace.

Soubor nejde dát „uložit jako“. Je to zakázáno v kódu:

Po otevření a přihlášení se soubor automaticky vytvoří BackUp zálohový soubor. Zálohy se vždy udržují tak, aby byly za poslední měsíc, předchozí měsíce se vždy promažou.

Uživatelé a oprávnění

V oblasti pro administrátora jsou seznamy přístupů, hesel a oprávnění. Také kontaktní emaily kvůli automaticky odesílaným reportům.

Je možná práce více uživatelů najednou (nadstandardní funkce), což je vyřešeno tak, že centrální databáze je uložena v jiném souboru, každý uživatel pracuje se svojí kopií Lernfixu a vše co zapíše, se ihned objeví ostatním uživatelům pomocí komunikace s centrální databází.

Navigace v systému

Uživatel se může v systému pohybovat a orientovat pomocí pásu karet Ribbon, speciálně naprogramovaným pro aplikaci Lernfix.

Ribbon je naprogramován v aplikaci Office RibbonX Editor:

Nové hlášení

Pokud chce uživatel zadat nové hlášení o chybě (případně o zlepšovacím návrhu či úspěchu), provede to pomocí formuláře. Formulář vyplní a uloží. Tím dojde k založení nového hlášení do databáze.

Po uložení dat dojde také k automatickému odeslání emailu na klíčového uživatele, že bylo do systému založeno nové hlášení. Někteří uživatelé nemohou přímo nová hlášení ukládat, mohou ale navrhovat a tento návrh je také odeslán klíčovému uživateli. Ten pak, po přihlášení do Lernfixu, je upozorněn, že

má nové nezpracované návrhy a je přesměrován do karty, kde může návrhy procházet a buď schvalovat nebo zamítat.

Podobně to funguje, i když má uživatel návrh na změnu stávajícího (již existujícího) hlášení. Může změnu navrhnout a klíčový uživatel rozhoduje, zda změnu akceptuje. V kartě změn pak vidí, co konkrétně je navrhováno ke změně. Viz kapitola „Návrhy změn“.

Přehled ve stávajících hlášeních

Na kartě Übersicht je přehled dosavadních zadaných hlášení. Uživatel zde může filtrovat a hledat podle různých kritérií. K tomuto účelu jsou zde:

1. Průřezy (Slicers)
2. Časové filtry v rozbalovacím seznamu (např.: poslední měsíc, poslední čtvrtletí atd.)
3. Hledání ve stylu google vyhledávače pomocí Textboxu

Přímo z tabulky je pak možné se dvojklikem dostat přímo do detailů konkrétního hlášení a upravit ho:

Návrhy změn

Již bylo řečeno, že někteří uživatelé nemohou přímo provádět změny, mohou je ale navrhovat. O každém návrhu je klíčový uživatel informován automatickým emailem a poté také ihned po přihlášení do Lernfixu.

Poté je přesměrován do karty návrhů, kde vidí v levé části původní hlášení a v pravé části nové hlášení. To, co je navrhováno ke změně, je vždy označeno pro lepší orientaci žlutě. Zde tedy vidí, že je požadována změna odpovědného oddělení z QS na Instalaci:

Přílohy

Ke každému hlášení je možné mít uloženo několik příloh, ke kterým lze vidět i náhledy, případně ikonky aplikací, ve kterých jsou vytvořeny. Přílohy lze mazat, vkládat, otevírat.

Automatické odesílání úkolů

Z karty Maßnahmen, kde je seznam opatření k jednotlivým chybám, je možné automaticky odesílat seznam nedokončených úkolů na odpovědné osoby. Stisknutím tlačítka Email dojde k automatickému generování emailu na všechny vedoucí oddělení, kteří mají nedořešené úkoly.

Grafika

V Lernfixu je také karta se základními reporty, kde lze reporty zobrazovat dle různých parametrů (červená a modrá tlačítka).

Komunikace s ERP systémem

V jedné firmě, kde jsme Lernfix zavedli, bylo doplněna komunikace se systémem SAP. Ze SAPu se vygeneroval export do excelu. Lernfix kontroloval daný adresář a jakmile se v něm objevil nový vyexportovaný soubor, provedl automaticky jeho nahrání do databáze Lernfixu.

Část kódu:

Odeslání feedbacku

Z Lernfixu je možné odeslat email s návrhy na lepší fungování systému pomocí automaticky vygenerovaného emailu. Vychází se z níže uvedeného formuláře:

Odhlášení a ukončení práce s aplikací

Z aplikace je nutné se odhlásit pomocí tlačítka Logout. Pokud by někdo zapomněl a jen aplikaci zavřel, stejně dojde k odhlášení a při příštím otevření se opět objeví pouze přihlašovací okno, kde je nutné zadat jméno a heslo.

Je také nastaveno, že v případě, že není 10 minut učiněna žádná změna, dojde k odhlášení a uzavření souboru.

Jak dlouho jsme Lernfix vytvářeli?

Čistého času by to bylo možná 5 člověkodní. My jsme ale systém vyvíjeli za běhu, neustále zdokonalovali a obměňovali, zaváděli nové funkce. Celkově jsme vývoji Lernfixu věnovali 9 měsíců.

Jak to bude dál?

Lernfix má u našich zákazníků úspěch.

U větších firem však již narážíme na určitá omezení, která Excel má. Rozhodli jsme se tedy vytvořit verzi Lernfixu i pro jiné platformy kromě Excelu – tak, aby si firmy mohly vybrat prostředí přesně podle svých potřeb.

Info

Ing. Barbora Brabcová

CEO Bebecon s.r.o.

www.bebecon.cz

www.lernfix.cz