Šikovná klávesa F9 a možnosti jejího využití v Excelu

Funkční klávesy F1 až F12 v horní řadě klávesnice mají specifické použití / funkce – v každém programu trochu jiné. V tomto článku se zaměříme na využití klávesy F9 v Excelu.

Ukážeme si tři způsoby, jak použít klávesu F9

1. Přepočet aktuálního listu / sešitu
2. Vyhodnocení části vzorce
3. Náhrada pomocné tabulky

1. Přepočet aktuálního listu / sešitu

Standardní využití klávesových zkratek s klávesou F9 j e v Excelu následující:

• F9 – přepočet všech listů ve všech otevřených sešitech.
• Shift+F9 – přepočet pouze aktivního listu (toho ve kterém zrovna stojíme) – to využijeme hlavně v případě, že máme v Excelu nastaven ruční (nikoli standardní automatický) přepočet a chceme jednorázově list přepočítat.
• Ctrl+Alt+F9 – přepočet všech listů ve všech otevřených sešitech bez ohledu na to, jestli se v nich od posledního přepočtu provedly změny.

2. Vyhodnocení části vzorce

Když máme nějakou složitější funkci (řetězení, vnořování, mnoho variant,…), můžeme označit část, kterou je možné samostatně vyhodnotit (např. adresu buňky nebo oblasti, vnořenou funkci, pojmenovanou oblast,…) a pomocí klávesy F9 tuto část vyhodnotit. Tím si můžeme objasnit, jakým způsobem nějaký složitější vzorec funguje nebo např. najít chybu, kterou bez vyhodnocení nevidíme.

Příklad:

Máme výpis z bankovního účtu a chceme sečíst částky odchozích plateb do jiné banky. Standardně bychom napsali funkci 

• =SUMIF(C:C;”odchozí platba do jiné banky”;J:J)

Na velikosti písmen nezáleží. Zápis si ale můžeme zjednodušit tak, že do druhého argumentu funkce zadáme adresu buňky, která text obsahuje (zde např. C2)

Pak označíme onu adresu

a klávesou F9 převedeme adresu buňky na text (uvozovky se přidají automaticky).

Pokud vyhodnotíme adresu buňky / oblasti nebo část výpočtu a ukončíme editaci buňky pomocí klávesy Enter, zůstane ve výpočtu takto vyhodnocená část, nikoli původní výpočet. Pokud chceme ukončit editaci bez zachování dílčího výpočtu (chceme zachovat původní vzorec, ukončíme editaci pomocí klávesy Escape.

Takovýto způsob vyhodnocování vzorce je alternativou k nástroji Vyhodnocení vzorce (kde jsme vázáni vyhodnocováním v pořadí, kterým Excel vyhodnocuje vzorec jako celek, takže někdy takový postup nepomůže najít chybu).

3. Náhrada pomocné tabulky

Obdobnou techniku jako je vyhodnocení části vzorce, ale se zachováním vyhodnocené části vzorce můžeme použít jako náhradu pomocných tabulek.

1. Připravíme si data do pomocné tabulky
2. Vytvoříme vzorec, který používá pomocnou tabulku standardním způsobem.
3. Ve vzorce vyhodnotíme část – adresu pomocné tabulky a ukončíme editaci klávesou Enter.
4. Smažeme pomocnou tabulku.

Příklady použití

• Substituce názvů měsíců za čísla měsíců
• Náhrada názvu sazby DPH za číslo
• Výpočet množstevních slev dle pásem slev

Příklad:

Prodáváme produkty, u nichž je stanovena pevná jednotková cena 55 Kč/ks a dále sleva v závislosti na odebraném množství – do 20 ks žádná sleva, od 20 do 49 ks sleva 2 %, od 50 do 99 ks sleva 3 % a pro 100 a více ks je sleva 4 %. 

Připravíme výpočet ceny s využitím pomocné tabulky

Ve sloupci C je použita funkce SVYHLEDAT (angl. VLOOKUP), pomocí které je dle zadaných pásem doplňována sleva. Poslední argument “1” (1 je to samé jako zadání PRAVDA) zde vyhledává stejný nebo nejbližší nižší počet kusů a vrací výši dané slevy.

Jak vytvořit vzorec bez pomocné tabulky ve sloupcích F a G:

1. Zapíšeme vzorec klasickým způsobem (viz výše)

2. Editujeme vzorec – např. pomocí F2.

3. Označíme adresu pomocné tabulky.

4. Stiskneme F9 – dojde k převodu adresy na maticový zápis konstant.

5. Ukončíme editaci vzorce např. pomocí Enteru.

6. Odstraníme pomocnou tabulku

Obě varianty jsou zpracovány v přiloženém souboru.