Pod slovem databáze si můžeme představit zjednodušeně například seznam klientů firmy, seznam knih v knihovně, přehled pohybů na účtu atd. Access slouží (na rozdíl od Excelu) pro správu relačních databází a je tedy alternativou například databáze MS SQL nebo Oracle. Oproti nim toho umí méně, ale je zase jednodušší.
To, co se naučíte v Accessu, je pak v jiných databázích z velké části použitelné. Do jisté míry je alternativou také k Power Pivotu - ten je ale více zaměřený na Business Intelligence, tedy více na čtení dat než na jejich správu.
V naší ukázkové tabulce bude seznam knih v knihovně.
Otevřu Access.
Vyberu si, že chci prázdnou databázi a v následujícím dialogu zadám její název.
Tím se databáze vytvoří - na rozdíl např. od Wordu nebo Excelu musím příslušný soubor vytvořit ještě než začnu cokoliv dělat.
Objeví se mi první tabulka. Řekněme, že v této tabulce bude název knihy a pořizovací cena knihy - další políčka přidáme později. V tabulce bude také ID - identifikační číslo, které bude pro každou položku (knihu) unikátní. Tím si zajistím, že se mi v budoucnu knihy nebudou plést. ID se o sebe postará samo, musím tedy vytvořit pole pro název a pro cenu.
Ve druhém sloupečku vyberu Text:
A napíšu, jak se bude pole jmenovat. V tomto případě "Název knihy".
To samé provedu s pořizovací cenou, jen datovým typem bude místo textu měna.
Tím jsem si připravil tabulku, kterou si pro jistotu uložím tlačítkem vlevo nahoře. Teď si ji mohu naplnit knihami. Např. takto:
A tím mám první tabulku hotovou. Všimněte si, že vlevo nahoře (ikona s trojůhelníkem) je možné vybírat možnosti zobrazení tabulky. Nás zatím zajímá zobrazení Datový list a Návrhové zobrazení. První je vhodnější pro prohlížení dat, druhé pro návrh struktury tabulky.
