Hromadná korespondence

S tímto tématem se setkáte na našich kurzech ExcelTown.
Aktuálně: kurzy můžete absolvovat jak online, tak prezenčně.

Tento článek je o hromadné korespondenci. Hromadná korespondence je nástroj, který umožní z tabulky vygenerovat textové dokumenty Wordu nebo emaily. V našem příkladu si ukážeme, jak vygenerovat hromadný dopis pro více adresátů.

Návod

Nejprve si připravím tabulku s lidmi, kterým chci psát. V mém případě například vymáhám dluhy od dlužníků, proto tabulka bude vypadat takto:

Tabulku v Excelu uložím a zavřu. Otevřu Word a přejdu na kartu Korespondence. Kliknu na Vybrat příjemce a vyberu Použít existující seznam…

Nalistuji předem vytvořenou tabulku a potvrdím OK. Napíšu dopis. To, co je pro všechny adresáty stejné, napíšu “normálně” textem. To, čím se liší (příjmení v oslovení, dlužná částka), nenapíšu, ale vyberu příslušné slučovací pole.

Dokument pak vypadá takto:

Je hotový. Teď záleží, jestli jej chci poslat mailem nebo vytisknout. Ve volbě Dokončit a sloučit mám tři možnosti:

“Upravit jednotlivé dokumenty…”

Vytvoří nový dokument, který bude obsahovat hotové dopisy – tolik stránek, kolik adresátů.

“Vytisknout dokumenty…”

Rovnou vytiskne dokumenty na základě toho, co jste vytvořili.

“Poslat e-mailové zprávy…”

Pokud posíláte email, musíte v dalším kroku vybrat sloupec, ve kterém se nachází mailová adresa, a doplnit předmět mailu.

Po kliknutí na mail už se dopisy odešlou. 
Odeslané maily zůstávají v odeslaných v Outlooku – jako byste je odeslali ručně.

Bohužel nejde odesílat přílohy – pokud je odesílat chcete, potřebujete si naklikat flow v Power Automate.

S tímto tématem se setkáte na našich kurzech ExcelTown.
Aktuálně: kurzy můžete absolvovat jak online, tak prezenčně.

1 Komentář

  1. Dobrý den,

    potřeboval bych k emailu přidat i příjemce do kopie. Bohužel nikde tato volba není, lze to nějak udělat?

    Děkuji

  2. Dobrý den,

    když propojím tabulku s wordovským dokumentem, nemám stejný formát písma ani tvar datumu, poraďte, prosím, děkuji moc,

    Iveta

  4. Pokud mám v outlooku v rámci organizace přístup do více poštovních schránek, lze nastavit pod jakou schránkou dojde k hromadnému odeslání?

Komentáře není možné přidávat