MS Flow – Automatické zpracování excelových tabulek z e-mailu

Autor: Martin Bradáč
Běžné, rutinní úkoly mohou občas zaměstnat zbytečně víc než je potřeba. V našem příkladu ukážeme, jak zpracovat výkaz o docházce, který zaměstnanci zasílají každý měsíc e-mailem. Ze všech výkazů pak musíme udělat přehled o odpracované době a přesčasech. Pro zjednodušení si řekněme, že výkaz má každý měsíc stejnou strukturu a nikdo ho neupraví.
Konzervativní přístup k řešení by mohl vypadat následovně. Nejprve stáhnete přílohu z e-mailu, otevřete v excelu, upravíte a přidáte jako další řádky do tabulky v souhrnném sešitu Excelu. Pomocí dostupných nástrojů lze ale tento proces zautomatizovat tak, že postačí pouze otevřít souhrnný excel.
K řešení využijeme několik služeb. Tou zásadní je MS Flow. MS Flow je služba pro automatizaci workflow. Jedná se o „procesor“ s velkým množstvím konektorů. Zjednodušeně řečeno – připojíte se k nějaké online službě a čekáte na definovanou událost. Dále vytvoříte akci, která má nastat v případě zvolené události. Flow je velmi jednoduché, nevyžaduje zkušenosti s programováním. Navíc je dostupná celá řada různých šablon, z nichž je možné vycházet. Pro naši potřebu už řešení v nabídce existuje, proto ho využijeme.
Flow bude kontrolovat, zda přišel nový e-mail. Zde je ale potřeba vyřešit jednoznačnou identifikaci mailu ke zpracování. Flow si s tím poradí jen částečně. Umí totiž zpracovávat e-maily jen podle složky. Pro to je potřeba nastavit pravidlo. Nejprve vytvoříme složku v doručené poště. Pojmenujeme jí např. „docházka“. Dále nastavíme pravidlo pro zpracování příchozí pošty – třeba podle předmětu. Nyní se všechny maily s předmětem „docházka“ budou ihned přesouvat do složky „docházka“. Jedna část je hotová, funkčnost pravidla je před dalšími kroky vhodné ověřit.
Nyní je potřeba vytvořit složku na OneDrive, do které se budou přílohy ukládat. Lze jí vytvořit v synchronizačním klientu nebo přes webové rozhraní. Vytvoříme tedy složku „docházka“.
Teď už je možné nastavit vlastní Flow.
Z nabízené šablony vybereme „Uložení příloh e-mailů Office 365 do OneDrivu pro firmy“. V první řadě se musíme přihlásit k OneDrive i Poště. Dále klikneme na vytvořit tok.
Dále nastavíme vlastnosti spouště. V bloku „On new email (webhook)“ vybereme složku, kterou bude Flow zpracovávat.  To je v první polovině vše.
Dále nastavíme akci. V bloku „Apply to each Attachment on the email“, zkontrolujeme hodnoty a klikneme na sekci „Create file“. V poli „Cesta ke složce“ pak nastavíme cestu ke složce do které chceme přílohy ukládat.
Tok začne fungovat takřka ihned. Nyní je zapotřebí přílohy ukládat do složky na pevném disku. K tomu poslouží synchronizační klient pro OneDrive. Přenesení přílohy do složky pak trvá asi dvě minuty. I zde raději funkčnost vyzkoušejte.

První polovina je za námi. Nyní přichází na řadu Excel a hlavně doplněk Power Query. O Power Query najdete na našem webu mnoho článků a návodů. Power Query umožňuje do excelu načítat data z externích zdrojů. Mimo jiné také ze složky. Pokud budou importované soubory vždy stejné, resp. budou mít stejnou strukturu, bude vše fungovat. Vytvoříme tedy souhrnný sešit. A spustíme doplněk Power Query.
Nastavíme načítání dat ze složky, vybereme list, který se bude importovat a klikneme na upravit. V editoru pak data počistíme. Nastavíme záhlaví, odebereme nepotřebné řádky a přidáme ke každému řádku jméno zaměstnance. Cest může být více. Buď podle návodu na našem webu, případně můžete využít pojmenování souboru a jméno získat z něj. Pokud už jsou data použitelná, editor uložíme a uzavřeme a sestavíme kontingenční tabulku. Podle jména, měsíce a počtu hodin pak můžeme mít základní přehled o pracovní době jednotlivých zaměstnanců v každém měsíci.
Data lze aktualizovat v záložce Data, tlačítko aktualizovat, volba Aktualizovat vše… Tím se zabezpečí, že se opět načtou všechny soubory a přegeneruje se tabulka.
V tomto příkladu jsem nastínil, jak využít dostupné služby k usnadnění rutinních úkolů. Pokud s každým takovým strávíte dvě minuty a měsíčně je opakujete třicetkrát, pak uspoříte hodinu měsíčně, 12 hodin ročně. I kdyby vám nastavení zabralo půl dne, jeden pracovní den jste vydělali. Je ovšem potřeba vědět, že jsou tady určitá omezení. Změna formátu tabulky uživatelským zásahem znemožní její hromadné načtení. Pokud uživatel nepřidá do předmětu mailu klíčové slovo, zpráva neprojde do Flow. Stejně tak Flow neumí zpracovat digitálně podepsané zprávy.