Dlouhé tabulky – sestavy, které se nevejdou na jednu stránku Power BI reportu

Při konzultacích občas narazím na požadavek, který zní zhruba takto:

„Jo, to je super, že Power BI umí krásné dynamické reporty – grafy, tabulky, filtry… Jenomže my kromě toho potřebujeme z dat, které v Power BI máme, udělat dlouhé tisknutelné tabulky. Může se jednat o nějaké seznamy transakcí za poslední rok, ceník produktů, seznam zaměstnanců… Jde o to, že tyhle tabulky mají více než stovky řádků, a na běžnou stránku s reportem se jednoduše nevejdou. Při exportu do PDF nebo tisku se ukazuje jen to, co se vejde.“

Dlouhé tabulky jsou samozřejmě trochu proti logice Power BI. Jenomže když jste uživatel a potřebujete něco reálně udělat, tak neřešíte logiku, řešíte požadovaný výsledek.

Jak to nedělat

Nejprve – kudy cesta nevede. Většinou nemá moc smysl snažit se zvětšit stránku sestavy. Ono to sice jde, ale délka se nepřizpůsobuje obsahu, v PDFku pak nejsou záhlaví atd., reálně to použít nejde.

Lepší cesty jsou dvě – Excel a Stránkované sestavy / paginated reports..

Jak to dělat v Excelu

Excel je na dlouhé tabulky jako dělaný. Není problém v něm zajistit, aby se při tisku / tvorbě PDF zobrazovalo správné záhlaví, aby se opakovaly názvy sloupců, takže bude pořád vidět, se kterým sloupcem se pracuje atd.

Běžný Excel

Dobrý nápad je místo Power BI použít Excel (typicky, i když ne nutně s Power Query a Power Pivotem, čímž téměř získáte počítací možnosti Power BI). Je to trochu dřevní, ale efektivní řešení. Za mě nejjednodušší řešení.

Jenomže co když už máte data v powerbi.com, a nechcete je souběžně vedle připojovat, čistit, ukládat… v Excelu?

Excel napojený na Power BI

Další možnost je super, i když ji moc lidí nevyužívá. Excel můžete napojit na data v powerbi.com. Takže využíváte data v powerbi.com na 100 %, a současně formátovací možnosti Excelu na 100 %.

Excel může být buď napojený na celý datový model (více tady), pak je výsledkem kontingenčka z celého datového modelu:

nebo může vzniknout z konkrétního tabulkového vizuálu (více tady):

Výsledkem je běžný Excel:

Obě možnosti jsou triviální, „na klik“, a data jsou živá – tedy pro aktualizaci stačí zrefreshovat dotaz.

Stránkované sestavy / paginated report

Stránkovaný vizuál je zajímavý v tom, že se obvykle netvoří v Power BI Desktop, ale přímo na publikovaných datech v powerbi.com.

„Dlouhou tabulku“ si naklikáte a bude klasicky uložená ve workspace.

Oproti běžnému reportu má ale mnohem větší možnosti exportu do dokumentů.