MS Teams – Nahradí konverzace vnitrofiremní e-mail?

Relativně novým, ale velmi rychle adoptovaným programem z nabídky Microsoftu je MS Teams. Patří mezi aplikace pro spolupráci. Zahrnuje v sobě nejen konverzace a chat, ale hlavně sdílení soborů a aplikací na jednom místě.

Skoro v každé firmě se kromě e-mailu prosazují různé messengery. V tom lepším případě Skype pro firmy, který má správce pod kontrolou, v tom horším si uživatelé hledají vlastní cestu skrze „šedé IT“, vedoucí přes Facebook Messenger, Whatsapp, Viber a další podobné.

Chatová komunikace má několik výhod. Je přímá, rychlá a neformální.

Výhody chatu ve firemním prostředí jsou zřejmé. Prostý chat ale přestává stačit. Proto Microsoft vyvinul v rekordním čase (14 měsíců), MS Teams. Kombinuje v nich to nejlepší ze Skype, OneDrive, Sharepointu a dalších platforem pro sdílení informací. Výhodu je intuitivní prostředí, které usnadní nasazení. Další předností je logika členění konverzací a pracovních prostorů do týmů.

Co je co

Týmem se rozumí skupina uživatelů, kteří mají společný zájem, nebo potřebu spolupráce. Každý „tým“ obsahuje kanály. Díky tomu je možné držet určitou strukturu informací. Každý člen týmu může vidět veškerý jemu dostupný obsah.

Velmi chytře jsou řešeny notifikace. Každý uživatel může nastavit, kdy má být upozorněn. Ostatní pak mají možnost díky „chytrým“ zmínkám oslovit konkrétního uživatele, případně celý tým a svůj příspěvek lépe adresovat.

Kanály pak obsahují konverzace mezi uživateli.

Kombinace s dalšími produkty

Příspěvky lze obohatit přílohami, obrázky, částmi webového obsahu. Kromě konverzací pak mohou kanály obsahovat karty dalších aplikací. Velmi užitečný může být OneNote, Word, Excel nebo třeba velmi povedený doplněk Planner. Nechybí ani přímá podpora pro Power BI. Microsoft překvapí otevřeností platformy. Díky API je možná integrace s mnoha dalšími online službami nezávisle na výrobci.

Nechybí ani velmi povedené centrum online schůzek. Je možné organizovat videokonference, můžete prezentovat PowerPoint nebo jiné aplikace, případně sdílet plochu. Příjemnou vymožeností je rozostření pozadí při videokonferenci. Přeci jen ne všichni mají pozadí jako v korporátním videu. Pokud vlastníte plán se službou MS Stream, je možné schůzky nahrávat.

Současným trendem je „zaměstnávání“ externích pracovníků, freelancerů. I na to platforma pamatuje. K Teams se může připojit kdokoliv s účtem Microsoft online nebo Office365. Spolupráci s jinými firmami pak nic nebrání. V některých případech je skrze MS Teams možné přistupovat i k aplikacích, které jsou jinak dostupné pouze pro licencované uživatele. Ukázkou může být právě Planner, v němž je pak možné přiřazovat úkoly i externistům.

Licence

MS Teams je primárně nabízen jako součást většiny plánů Office365, není třeba ho dokupovat zvlášť. Pro menší firmy existuje i varianta MS Teams zdarma. Ta podporuje až 300 uživatelů a je primárně omezena místem na úložišti – pro většinu využití to ale nebude zásadní omezení. Bohužel logicky postrádá možnost plánování schůzek, neboť není propojena s kalendářem Exchange.

Pro všechny uživatele je pak k dispozici mobilní aplikace pro Android i iOS. Samotná desktopová varianta je dostupná pouze pro Windows. Naštěstí však plnohodnotně funguje také v prostředí webového prohlížeče a může tak běžet na jakékoliv moderní platformě.

MS Teams je velmi zajímavá aplikace, jejíž uživatelská základna velmi rychle roste. Zásluhu na tom má především již zmiňovaná snadná obsluha, vlastně nulové náklady navíc (pro uživatele Office365) a samozřejmě také samotná filozofie systému. Uživatel nemusí přepínat mezi mnoha službami, stačí mu MS Teams, kde najde vše potřebné.

MS Teams není zcela unikátní aplikací. Má svou přímou konkurenci, asi nejvíce ho lze porovnávat se službou Slack. Jednoduché porovnání jsme popisovali v samostatném článku.

Pokud chcete ve firmě začít MS Teams používat a nevíte jak začít? Přijďte na náš kurz. Dozvíte se vše o ovládání, ale hlavně o vytváření týmů. Nebudou chybět ani tipy a rady pro úspěšné nasazení ve vašem prostředí.