Kdy ukládat na OneDrive a kdy na Sharepoint?

Autor: Martin Bradáč

Organizace používající Office365 mají k dispozici značnou škálu prostředků pro ukládání a sdílení souborů. Každý uživatel má k dispozici svůj prostor o velikosti 1TB pro své dokumenty – OneDrive. Celá organizace ale disponuje ještě společným úložištěm pro službu Sharepoint. Základní kvóta je taktéž 1TB – pro celou organizaci. Navyšuje se ale o dalších 10GB za každého uživatele (s výjimkou několika minoritních plánů). Otázkou však pro mnohé uživatele zůstává, kdy ukládat soubory na OneDrive (pro firmy) a kdy do knihovny Sharepoint.

OneDrive – osobní úložiště

Firemní OneDrive je primárně určen jako cloudové úložiště pro každého uživatele. Je koncipován jako osobní. Zjednodušeně by se dal přirovnat k externímu disku. Data stojí a padají s uživatelem.

I z OneDrive je možné soubory sdílet a určovat oprávnění. Můžete je sdílet mezi kolegy uvnitř organizace, pokud to správce umožní, lze je sdílet i určitým uživatelům mimo organizaci. Dokonce je možné sdílet je jen prostřednictvím odkazu a nahradit tak veřejné sdílecí servery jako jsou Uložto nebo Úschovna.

Data lze mezi uživateli sdílet pohodlně pomocí synchronizačního klienta, který podporuje i synchronizaci sdílené složky, případně možnost ukládání fotografií z mobilního telefonu do firemního OneDrive.

SharePoint – týmový web

Oproti tomu Sharepoint je od počátku navržený pro sdílení souborů v rámci nějaké skupiny nebo týmu. Týmový web jasně definuje okruh uživatelů, kteří s ním mohou pracovat. Soubory tedy nepatří jen jednomu uživateli, ale spravuje je vlastník webu. Vlastníků může být a mělo by být více. Právě pro případ, že některý z uživatelů z týmu vypadne.

Knihovnu Sharepointu lze opět synchronizovat klientem pro OneDrive do lokálního disku a uživatel nemusí nikde dokument dohledávat.

Další možností usnadnění přístupu k souborům je služba MS Teams. Zde jsou soubory přehledně setříděné podle kanálů, případně jsou zobrazeny všechny soubory, které má uživatel k dispozici.

Odpověď na základní otázku je tedy vlastně snadná. Pokud soubor bude sloužit jen jednomu uživateli, výjimečně je potřeba ho sdílet s jedním kolegou, pak patří na OneDrive. Soubory, které mají sloužit celé skupině je vhodné ukládat na SharePoint. Výhodu je, že pak mají všichni stejný způsob přístupu k souboru a mohou odpadnout problémy se zaškolováním méně zkušených uživatelů.