Autor: Martin Bradáč

Organizace používající Office365 mají k dispozici značnou škálu prostředků pro ukládání a sdílení souborů. Každý uživatel má k dispozici svůj prostor o velikosti 1TB pro své dokumenty – OneDrive. Celá organizace ale disponuje ještě společným úložištěm pro službu Sharepoint. Základní kvóta je taktéž 1TB – pro celou organizaci. Navyšuje se ale o dalších 10GB za každého uživatele (s výjimkou několika minoritních plánů). Otázkou však pro mnohé uživatele zůstává, kdy ukládat soubory na OneDrive (pro firmy) a kdy do knihovny Sharepoint.

OneDrive - osobní úložiště

Firemní OneDrive je primárně určen jako cloudové úložiště pro každého uživatele. Je koncipován jako osobní. Zjednodušeně by se dal přirovnat k externímu disku. Data stojí a padají s uživatelem.

I z OneDrive je možné soubory sdílet a určovat oprávnění. Můžete je sdílet mezi kolegy uvnitř organizace, pokud to správce umožní, lze je sdílet i určitým uživatelům mimo organizaci. Dokonce je možné sdílet je jen prostřednictvím odkazu a nahradit tak veřejné sdílecí servery jako jsou Uložto nebo Úschovna.

Data lze mezi uživateli sdílet pohodlně pomocí synchronizačního klienta. Ten dostal v poslední době nakolik aktualizací a už podporuje i synchronizaci sdílené složky, případně možnost ukládání fotografií z mobilního telefonu. Do firemního OneDrive.

SharePoint - týmový web

Oproti tomu Sharepoint je od počátku navržený pro sdílení souborů v rámci nějaké skupiny nebo týmu. Týmový web jasně definuje okruh uživatelů, kteří s ním mohou pracovat. Soubory tedy nepatří jen jednomu uživateli, ale spravuje je vlastník webu. Vlastníků může být a mělo by být více. Právě pro případ, že některý z uživatelů z týmu vypadne.

Knihovnu Sharepointu lze opět synchronizovat klientem pro OneDrive do lokálního disku a uživatel nemusí nikde dokument dohledávat.

Další možností usnadnění přístupu k souborům je služba MS Teams. Zde jsou soubory přehledně setříděné podle kanálů, případně jsou zobrazeny všechny soubory, které má uživatel k dispozici.

 

Odpověď na základní otázku je tedy vlastně snadná. Pokud soubor bude sloužit jen jednomu uživateli, výjimečně je potřeba ho sdílet s jedním kolegou, pak patří na OneDrive. Soubory, které mají sloužit celé skupině je vhodné ukládat na SharePoint. Výhodu je, že pak mají všichni stejný způsob přístupu k souboru a mohou odpadnout problémy se zaškolováním méně zkušených uživatelů.

1 Komentář

  1. Díky za článek. Když nad tím tak přemýšlím, zjišťuji, že vůbec nevím, jak do konceptu Microsoftu zapadá Microsoft Project. Jakým asi směrem půjde sdílení programových kódů (vývoj software ve Visual Studiu a momentálně tuším nějaká team verze)? Kde začínají a končí nějaké vazby na CRM? Teď je navíc tuším někde i další článek zmiňující Microsoft Planner. Už v těch produktech naprosto upřímně mám hokej. A věc další – co když firma potřebuje řešit GDPR a sdílení nejen v rámci firmy, ale i směrem ven ke koncovým uživatelům – šifrovaně, přístupy k datům (řekněme lékařským záznamům)?

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude publikována.

*

smazat formulářOdeslat komentář