Automatizace ve OneNote

Autor: Martin Bradáč

OneNote je velmi dobrým nástrojem pro spolupráci v týmu. Původně však byl vyvíjen spíše pro osobní potřebu a tak mu některé funkce chybí. Jednou z nich je například oznámení ostatním uživatelům o změně obsahu. Ve firemním prostředí Office 365 si však můžeme pomoci službou MS Flow.

Flow a OneNote – silní spoluhráči

Flow obsahuje konektor pro firemní OneNote. Nemůžete ho tedy použít na osobní data vedená pod osobním účtem Microsoft, pouze pro pracovní nebo školní účty. Konektor podporuje následující triggery:

• Při vytvoření nového oddílu,
• Když se v nějaké sekci vytvoří nová stránka,
• Když se vytvoří nová skupina oddílů.

Díky tomu můžeme informovat uživatele, že došlo ke změně. Výstupem pak může být takřka libovolný komunikační kanál. Můžeme odeslat mail, zprávu do MS Teams nebo do komunikátoru Kaizala. 

Praktická ukázka

Na následujícím příkladu si můžeme fungování Flow pro OneNote vyzkoušet.

Používáme jeden poznámkový blok pro zápisy z porad. Nová porada znamená novou stránku. Chceme, aby po zadání zápisu byli uživatelé v nějaké skupině informováni. Pro jednoduchost zvolíme zprávu do MS Kaizala.

• Spusťte MS Flow a v sekci Moje toky vyberte možnost Nová, vytvořit z prázdné.
• Na další stránce opět potvrďte „Vytvořit z prázdné“
• Nyní nastavíme trigger – do vyhledávače napište OneNote. Ve výsledcích vyhledávání vyberte položku OneNote (firmy).
• V záložce Triggery klikněte na položku „Když se v nějaké sekci vytvoří nová stránka“
• Nyní je zapotřebí definovat jaký poznámkový blok budeme sledovat, dále jaký oddíl.
• Dále zvolíme akci – vybereme Kaizala, z nabídky akcí pak zvolíme „Send text message to a group“
• Vybereme skupinu a text zprávy. Text můžeme ještě přizpůsobit.
• Nyní můžeme tok otestovat. Pokud bude tok pracovat správně, můžeme ho uložit

Konektoru bohužel chybí volba kontrola aktualizace stránky. Nicméně alespoň tyto možnosti mohou usnadnit informování uživatelů, že došlo k zásadní změně, které by měli věnovat pozornost.