Office 365 – kalendář

Díky kalendáři si můžeme plánovat události a schůzky na jednom místě. Na schůzky můžeme zvát jiné osoby a pokud je to naší organizací podporováno, můžeme si třeba rezervovat zasedací místnosti.

Popis prostředí kalendáře

Prostředí kalendáře je rozděleno na dvě hlavní části.

V levé části najdeme ikonu pro vytvoření nové události a pole pro vyhledávání událostí. Níže najdeme kalendář určený pro prohlížení a rychlý přechod na požadované datum. Pod kalendářem najdeme seznam dostupných kalendářů.

Aktuálně zobrazené kalendáře mají zaškrtnutí vlevo od svého názvu. Toto zaškrtnutí můžeme libovolně zapínat nebo vypínat u všech kalendářů.

V prostřední části, která zaujímá největší část obrazovky je vždy zobrazena námi zvolená část kalendáře.

Režimy zobrazení kalendáře

V prostřední části si můžeme kalendář zobrazit podle toho, jaké období nás konkrétně zajímá. K dispozici jsou režimy zobrazení Den, pracovní týden, Týden a Měsíc. Režim volíme kliknutím na příslušnou ikonu vpravo nahoře.

Režim zobrazení jednoho dne

Toto zobrazení použijeme v případě, chceme-li plánovat nebo zobrazit události pro daný den. Hodí se také v případě, máme-li tento den nabitý program. Na okolní dny se můžeme přepínat nad kalendářem, případně na jiné dny použijeme kalendář vlevo nahoře. Aktuální den zobrazíme kliknutím na ikonu Přejít na dnešek.

Režim zobrazení pracovního týden a celého týdne

Zobrazení týdne použijeme pro plánování v rámci jednoho týdne. Zobrazení pracovního týdne vynechá soboty a neděle a zobrazí pouze dny pondělí až pátek. Nad kalendářem se můžeme rychle přepínat na okolní týdny. Na vzdálenější týdny použijeme kalendář vlevo nahoře. Na aktuální den přejdeme kliknutím na ikonu Přejít na dnešek.

Režim zobrazení měsíce

V režimu zobrazení měsíce získáme ucelený pohled na vybraný měsíc. Protože je pro každý den pouze omezený prostor, zobrazuje se v pravé části přehledný seznam všech událostí vybraného dne. Pokud chceme, můžeme tento přehled minimalizovat kliknutím na ikonu >> nahoře.

Pohyb po kalendáři

V jednotlivých zobrazeních je možné přecházet mezi jednotlivými dny pouhým kliknutím na vybraný den.

Ve všech zobrazeních bez rozdílu můžeme využít i malý navigační kalendář v levé části obrazovky. Světle modré stínování označuje období, které si právě prohlížíme v prostřední části okna. Tmavším stínováním je označené aktuální datum.

K přechodu na jiný den klikneme na vybraný den v navigačním kalendáři. Chceme-li přejít na jiný měsíc, použijeme šipky nad kalendářem. Pokud potřebujeme přejít na jiný rok nebo velmi vzdálený měsíc, klikneme na název aktuálního měsíce nad navigačním kalendářem a objeví se nám přehled měsíců v daném roce a možnost rychle přecházet na jiné roky.

Vkládání událostí a schůzek

Pokud chceme v některém zobrazení vložit novou položku kalendáře, klikneme na ikonu Novávlevo nahoře nebo poklikáme na jakékoliv prázdné místo přímo v kalendáři. Nebo můžeme napsat předmět do kalendáře přímo. Poklikáním pak vytvořenou položku otevřeme a můžeme připsat či upravovat podrobnosti.

Do kalendáře můžeme vkládat buď události, nebo schůzky. Událost je určena pouze pro nás, schůzky se mohou účastnit i jiní lidé.

V obou případech provedeme následující:

1. Zadáme název a místo
2. Zvolíme začátek a konec události nebo schůzky
3. Zvolíme případné připomenutí
4. Zvolíme, do kterých kalendářů se má položka uložit
5. Pokud potřebujeme, můžeme nastavit režim opakování

Pokud přidáme účastníky, bude se položka chovat jako schůzka, bez vložených účastníků jako událost. Účastníky přidáme zadáním jejich jména, příjmení či emailové adresy. Vybráním možnosti Pomocník pro plánování zobrazíme kalendáře účastníků, abychom mohli naplánovat schůzku na nejvhodnější možný termín.

Pomocí ikony Přidat místnost můžeme plánovat např. obsazení konferenční místnosti. Aby bylo možné místnosti přidávat, musí být uvedeny v adresáři.

Položku můžeme označit jako soukromou, v takovém případě nikdo kromě nás neuvidí její podrobnosti.

Pokud plánujeme schůzku, je ve výchozím nastavení zapnutá funkce Žádat odpovědi. Pokud ale nepotřebujeme vědět, kdo pozvání přijal nebo odmítl, můžete ji vypnout. Pokud necháme žádost o odpovědi zapnutou, dostaneme zprávu, když daný účastník naše pozvání přijme nebo odmítne.

Kliknutím na tlačítko Uložit (u událostí) se událost uloží do kalendáře. Kliknutím na tlačítkoOdeslat (u schůzek) změny uložíme a pošleme pozvání účastníkům. Kliknutím na Zahoditplánování zrušíme.

Přidání nového kalendáře

Pokud nám nestačí jeden kalendář, například chceme oddělit soukromé a pracovní aktivity, nebo jednotlivé projekty, můžeme si přidat nový kalendář. Přidání provedeme kliknutím na tlačítko +, které najdeme v levé části obrazovky vedle oddílu Moje kalendáře

Kalendář pak můžeme přejmenovat kliknutím pravého tlačítka myši. Zde nastavíme také požadovanou barvu kalendáře.

Sdílení kalendářů

Potřebujeme-li jakýkoliv z našich kalendářů sdílet, klikneme na ikonu Sdílet v horní části okna kalendáře.

Zadáme jména lidí, se kterými chceme kalendář sdílet, do pole Sdílet s. Outlook je automaticky vyhledá v adresáři. Jakmile je najde, přidají se automaticky do seznamu osob pro sdílení. Množství lidí je neomezené.

Dále zvolíme množství informací, které chceme s danou osobou sdílet takto:

• Úplné podrobnosti  – všechny podrobnosti o událostech v našem  kalendáři, včetně těch, které jsou označené jako Soukromé.
• Omezené podrobnosti  – zobrazí předmět a umístění.
• Jenom dostupnost –  zobrazí jenom to, jestli máme v určitou dobu nějakou událost, ale bez jakýchkoli dalších podrobností.

Soukromé události se vždycky zobrazí jenom jako zaneprázdnění.

Pro lidi z naší organizace můžeme udělit ještě následující oprávnění:

• Redaktor – oprávnění k úpravám kalendáře
• Delegovat  – oprávnění posílat žádosti o schůzku a odpovídat na ně naším jménem

Pokud máme více kalendářů, vybereme, které chceme sdílet. Informaci o sdílení odešleme kliknutím na tlačítko Odeslat, nebo zrušíme kliknutím na tlačítko Zahodit.

Pokud dostaneme pozvánku ke sdílení kalendáře jiné osoby my, můžeme kliknout na odkaz v pozvánce, a přidat tak její kalendář do našeho zobrazení kalendáře.