Power Automate – vyplňování dokumentu MS Word

Autor: Martin Bradáč

Relativně běžnou úlohou v automatizaci procesů je automatické vyplňování šablon, tedy vytváření dokumentů.

Power Automate si tímto úkolem poradí několika způsoby. Uživatelsky nejpřívětivější je vyplnění dokumentu ve formátu MS Word. Je třeba podotknout, že konektor Wordu patří mezi prémiové a tak budete potřebovat licenci vyšší, než je běžná základní zahrnutá v balíku Microsoft 365.

Vytvoření šablony

Pro vyplňování musíme nejprve dokument připravit. Bude potřeba zapnout kartu „Vývojář“ v nastavení aplikace.
Připravte si váš dokument / formulář a vložte do něj aktivní pole. Použít lze prostý text, obrázek, rozevírací seznam a opakování obsahu.
Každé pole si smysluplně a výstižně pojmenujte. Dokument pak uložte na OneDrive nebo Sharepoint. Možná překvapivě nikoliv jako šablonu, ale jako standardní dokument.
Na ukázku jsem připravil vcelku nehezkou stránku ve Wordu, ale všechny důležité prvky jsou v ní zakomponované.

Vyplňování

Pro ukázku vyberu ručně spouštěný tok, snadno do něj totiž vložíme obrázek.
Obrázek uložím do knihovny Sharepointu.
Nyní přijde na řadu akce vyplnění šablony. Po výběru souboru se šablonou se nabídnou formulářová pole tak, jak jsme je pojmenovali.
Do běžného textu vložím některou z textových hodnot tlačítka, do obrázku pak načtu obsah souboru odeslaného tlačítkem. Položku seznamu vyberu ručně.
Soubor pak musíme zapsat akcí vytvořit soubor.

Samozřejmě je možné ještě výstup převést do PDF akcí převést dokument Word do PDF.

Zkušenější uživatel by s touto úlohou neměl mít zásadní problém. Důležité je soubor uložit jako běžný dokument ve Wordu a povolit si kartu Vývojář.