Power Automate – připomínání požadavku na schválení

Autor: Martin Bradáč
Schvalování v Power Automate patří k nejvyužívanějším funkcím. Je efektivní, jednoduché, ale několik možností ještě postrádá. Často se řeší otázky a problémy typu „Chci nastavit termín schválení…. Chci připomínat požadavky čekající na schválení…“.

Toto je třeba řešit v toku.

Je principiálně jedno, co budeme schvalovat. Ale chceme, aby rozhodnutí padlo do definovaného počtu dní.

Pozor na limit samotné platformy. Nejdéle vám požadavek vyčká 28 dní, pak vyexpiruje.

V toku tedy nejprve vytvoříme schvalování. Jakmile bude akce spuštěna, odešle se schvalovateli požadavek a tok čeká. Abychom mohli tento stav kontrolovat, použijeme paralelní větev, proměnnou a cyklus.

Proměnnou definujte na začátku toku, pojmenujte jí například „stav_schvaleni“ a dejte logický typ.

Pod schválení přidejte paralelní větev. V jedné bude běžná podmínka řešící schváleno / neschváleno. V obou případech ale nastavte hodnotu pomocné proměnné „stav_schvaleni“ na true. V druhé větvi pak pokračujme pauzou – delay. Nechceme, aby byl dotyčný urgován hned první den.

Pokračujeme cyklem Do until s podmínkou „stav_schvaleni“ equals „false“ – pokud bude proměnná „stav_schvaleni“ false, cyklus se vykoná.

Do cyklu vložíme akci odeslat e-mail s upomínacím textem.

A opět přidáme čekání 1 den.
Princip je jednoduchý – jakmile bude požadavek schválen nebo neschválen, ale vyřízen, pak se nastaví hodnota proměnné na „true“ a upomínací cyklus již neproběhne.

Tento postup by se dal ještě povýšit o počítání termínu na schválení požadavku a spuštění akce v případě nečinnosti… například pokud neschválí v termínu, požadavek se zamítne.